仕事の進め方について

今回は効率的に仕事をするために気を付けていることをお伝えしたいと思います。

①目的志向×MECE×プライオリティ　～目的を把握し手段を網羅的に洗い出し優先順位を決める～

何か提案された場合、あるいは何か指示された場合、それが目的でなく手段であることは割と多いと思います。かつて指示されたことをやりきった後で、そもそも手段が目的に合ってないことにきづくようなこともありました。目的が果たされないので、再度手段を決めて動くことになります。これは、とてももったいないです。そのような経験をしたので、何故するか、何のためにするか、ということには敏感になりました。そして目的が明確になったあとは、そのための手段を網羅的に洗いだします。そのあと、目的達成の効果の度合い、効果の範囲、工数、難易度等を検討した上で優先順位を決めます。これは仕事でもプライベートでも同じようにプロセスを踏みます。これをやらないで思いついたアイディアを片っ端から着手していくとどれだけの効果が見込めるかわからないことにいつまでも時間を割くことになります。

②因数分解×構造理解×モデル化　～事象をブレイクダウンし最適化してからモデル化する～

効率化を進めるにあたっては、まず事象の成り立ちをざっくり捉えるのではなく、どういった要素がどのように絡み合っているのかを具体的に把握する必要があります。要素を洗い出し、プロセスを見える化し、各プロセスのリソース状況を把握したうえで、不要なプロセスをなくしたり、効率化すべきことを探りたりします。効率化をしようとし、モデル化しやすいところから進めてしまうと、そもそも不要なプロセスが含まれたままモデル化してしまい、圧縮すべきことが圧縮されないままになってしまいます。
③システム化×面倒くさがり　～ツールを積極的に理解し先駆者になる～
以前在籍していた会社では何度も使用ツールが変わりました。もちろん最適化するなかでツールが変わっているので、新しいツールを使ったほうがメリットが大きいはずです。しかしその時の社員の反応は様々でした。多くは旧ツールをいつまでも使い続けて、新ツールを使いこなすまでに時間を費やしていました。新しいものを使い始めるときはストレスがかかります。ルーティン業務は特に、使い慣れたツールでやりたくなるものです。私の場合は、新しいツールが登場すると、周りが使い始める前に、調べてやってみて、早々に使いこなし、ようやく周りが使い始めようというときには、よい使い方考案し周りに教えていました。また自分が作業をする時も、作業をやること自体が面倒くさいので、とにかく楽になる方法をよく調べていました。出向していたCAとのジョイントベンチャーにも、差し出がましくも新しいツール導入の提案などもしていました。特にgoogleスプレッドシート（&Excel）などは、関数盛り込んだりGASでスクリプト組んだりツール連携したりして、とにかく手作業をしなくていいようにファイルを作ります。手作業は信じていません。信じられるのはSKⅡとシステムだけです。